Almindelig fakturering direkte i Clean de Luxe platformen: Fra kunde og ydelse til faktura
Produkt og drift - 4. september 2026 - 6 min. læsning
Fagligt gennemgået og godkendt af Clean de Luxe den 4. september 2026.
Clean de Luxe er en app og SaaS-platform til rengørings- og servicevirksomheder. Platformen bruges til kommunikation, tidsregistrering, vagtplan, kvalitetskontrol og kundestyring. Med faktureringen kan den administrative del af driften ligge samme sted som alt det andet.
Denne artikel handler om den almindelige fakturering. Altså den fakturering, hvor I selv bestemmer, hvad der skal på fakturaen: faste aftaler, ekstraopgaver, materialer og manuelle poster. Den automatiske timebaserede fakturering ud fra tjek ind og tjek ud er en anden mulighed, og den beskriver vi til sidst.
Hvorfor samle faktureringen med driften
I mange servicevirksomheder ligger kundeoplysninger et sted, aftalerne et andet sted og faktureringen et tredje. Det betyder dobbelt indtastning, og det betyder, at fejl først opdages, når kunden spørger.
Når faktureringen ligger på kundekortet i samme platform som driften, arbejder I videre på det, der allerede er registreret. Aftalen, lokationerne, kontaktpersonerne og opgaverne er der i forvejen.
Brugerrejsen trin for trin
- Opsætning på kundekortet: I vælger faktureringsform, model, frekvens og om kunden skal have en samlet faktura eller en faktura pr. lokation. Betalingsbetingelser, faktura-email, CVR, EAN og fakturaadresse hører til her.
- Fakturagrundlag: Posterne samles pr. kunde med beskrivelse, antal, enhed, pris og moms. Kilden kan være en fast aftale, en ekstraopgave, materialer eller en manuel post.
- Kontrol: Hver post har en status, så I kan markere den som fakturerbar, ikke fakturerbar eller kræver kontrol, inden der laves faktura.
- Faste poster: Tilbagevendende beløb kan oprettes en gang med startdato, frekvens og eventuel slutdato, så de kommer med i hver periode.
- Faktura: Grundlaget bliver samlet til en faktura for perioden med linjer, subtotal, moms, total og forfaldsdato.
- Status: Fakturaen følger et tydeligt forløb fra kladde over kræver kontrol og klar til planlagt og afsendt. En faktura kan også annulleres.
Kontrol før noget sendes
Før en faktura kan gøres klar, kører platformen en kontrol af grundlaget. Mangler der for eksempel faktura-email eller afsenderoplysninger, eller ser beløbet markant anderledes ud end kundens historik, bliver fakturaen holdt tilbage med en tydelig begrundelse.
Det er et bevidst valg. Systemet skal ikke sende noget, som et menneske ikke har set på, når der er tvivl om grundlaget.
Jeres virksomhed er afsender
Fakturaen sendes i jeres eget navn med jeres virksomhedsnavn, CVR, adresse og logo. Clean de Luxe er platformen bagved, ikke afsenderen. Afsenderoplysningerne låses fast på fakturaen, når den markeres som sendt, så dokumentet altid kan gendannes præcis som kunden modtog det.
Efter fakturaen: betaling, kreditnota og opfølgning
- Betalinger kan registreres manuelt på fakturaen, så I kan se restbeløb og om fakturaen er delvist eller fuldt betalt.
- Forfaldsdato beregnes ud fra kundens betalingsbetingelser, og fakturaer over forfald samles i et opfølgningsoverblik.
- Kreditnota kan oprettes, hvis en faktura eller enkelte linjer skal krediteres.
- Rykkere kan sendes manuelt efter jeres eget rykkerforløb. Automatisk rykning er slået fra som udgangspunkt og skal aktivt vælges pr. kunde.
- Et faktureringsoverblik viser periodens fakturerede beløb, udestående, forfaldne og hvad der kræver handling.
Kunden kan selv se sine dokumenter
Kunder med adgang til kundeportalen kan se deres egne fakturaer og kreditnotaer med status og restbeløb. De ser kun dokumenter, der faktisk er gjort klar eller sendt, og de ser aldrig interne noter eller interne beregninger.
Forskellen på almindelig og automatisk fakturering
Almindelig fakturering passer, når prisen er aftalt på forhånd eller sammensættes af konkrete ydelser. I bestemmer selv linjerne, og timerne behøver ikke være styrende.
Automatisk timebaseret fakturering passer, når kunden betaler for faktisk forbrugt tid. Der bygges grundlaget på validerede tjek ind og tjek ud tider og kundens aftalte timepris, med afrunding af minutter efter jeres regler.
De to modeller kan kombineres, for eksempel fast pris plus timer. Valget sker pr. kunde, så I ikke skal tvinge alle kunder ind i samme model.
Forbind også til jeres økonomisystem
Clean de Luxe kan også forbindes til et eksternt økonomisystem, så faktureringen kan indgå i virksomhedens eksisterende økonomiflow. Det giver mulighed for at samle driften i Clean de Luxe og samtidig arbejde videre med økonomien i det system, virksomheden allerede bruger.
Kom godt i gang
Start med en enkelt kunde. Sæt faktureringsoplysningerne op på kundekortet, opret de faste poster, og kør den første periode igennem med kontrol undervejs. Når flowet føles rigtigt, tager I de næste kunder med.